通过参加国外展会来拓展新市场，是一种非常高效的营销方式。参加海外展会不仅能接触到的意向客户，还能了解同行信息，及时把握行业发展趋势，树立公司国际形象，增加学习机会。今天给大家重点说说参加国外展会要准备什么东西，以及参展的流程及注意事项。
一、参展前
1. 对展会的选择：
1) 先确定每年参加展会的次数和预算、目标市场划分、参展人员安排。一般来说参加一次参会，人均费用会在三万元左右，以每次国外展会至少两至三人参加、每年至少两次国外展会计，一年费用大约在十多万元人民币左右。另外考虑到要接回多少订单才能销掉这部分费用，否则久参无效，慢慢老板可能就不会支持你继续参展了。
2) 将所有行业展会详细列出，然后和同行打听哪些展会效果较好，哪些较差。
3) 通过展会网站上的参展商名单，查看同行中的龙头老大一般参与哪些展会，跟着参就行了。
4) 一般来说行业杂志上都会有一些展会清单，包括一些收费平台，都会告诉你他们发行的杂志或光碟会在哪些展会上分发，可以从中选择。贸易网站也会有清单提供，但相对来说综合展会较多，专业展会也有，却只有几个稍大一点的行业。
5) 如有精力、时间、足够的预算和人员，也可以一年选择五六个不同的展会都参一参，然后从中筛选(我一个同行就是这么干的，每年参展费用不下一百万)。
2. 提前准备制作样品、产品价格表以及产品展示用的PPT或者视频：
参展前2个月必须完成产品样本制作，完成价格表的制作，以便业务员熟悉，
当场快速报价，可避免时间紧迫造成的报价失误流失客户。制作好产品PPT或者视频演示，在展会中可以非常容易吸引客户围观，给摊位带来人气，老外也有在展厅也有凑热闹的习惯，商人的思维定势是人多围观的一定有商机。
3. 展台布置的基本原则：
· 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调;
· 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向;
· 无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光;
· 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角;
· 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字。
4. 熟悉参展商手册：
认真阅读参展商手册，它是展览会期间各方面的指南。这些手册内容简明易懂，里面有你所要了解的关于展览会的一切内容，比如：展览日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等。
又比如说，可以让我们获悉那些国外同行也来参展，可以派人到他们摊位蹲点，获取产品情报和拦截客户索取名片。
5. 其他：
1) 提前办理好护照与签证。护照是一定要本人办理，由本人携带身份证户口本去其户口所在地的出入境管理部门申请。而签证一般可由展览公司代办，但也需要本人提供相关的材料，需要注意的是美国签证需要本人亲自去面试办理。
2) 检查物品清单表(如下图所示)
3) 一定要提前了解国家的出境入境海关的规定，什么是不允许带进的，什么是不允许带出的(需填好海关报关单后与报关物品一同交给海关人员进行检查)。
4) 机票无论是自己订好的，还是参展机构帮你订的，都要核实你的登机时间，因为出国参展的话，涉及到转机、海关及行李托运等，一定要把握好时间，误了登机就麻烦。
5) 提前制定好你的行程，到了目的地参展、布展一切都很紧凑，如果没有详尽的行程，那你的效率会很低。
二、参展中
1. 切勿乱发乱发宣传材料。不少参展企业以为宣传资料/样品尽量多发，名片尽量多拿就可以多开发客户。然并卵~
展前准备工作需要对业务员进行培训，熟悉产品性能，能够熟练地给客户演示产品操作，并学会提问专业的产品问题，让客户觉得是在和行家接触，引导客户进入谈判桌。适当和客户拍照留念，以便后期跟踪时候增强客户印象快速想起你。
2. 去其他展位拜访客户，或者出去办事，记得来回的路很重要，因为一般展馆都很大，可以在网站打印地图或者保留展会提供的手册，里面会有详细内容。
3. 尽量记得客户的名字和长相，可以通过整理名片和拍照记住。
三、参展后
1. 视展后及时客户跟踪。你以为每天撤展后就能马上回酒店休息，或者出去旅游?做当天的回忆录笔记很重要!展会结束之后，马上根据展中笔记中客户谈到的需求要点，优先处理意向明显的客户，指定回访时间表，电话邮件及时跟进，不要让客户跟踪拖的太久。
2. 做经验总结。没有一次展会会是一样的，每次展览会结束后，要尽快花时间对自己的表现进行自我评估，以便不断自我改进。
你越了解自己在展会上的表现，今后就越能够在展会中得到提高，不断提升接单率。
四、省钱小妙招
1. 摊位费：一般在两千至三千美元左右，像美国展会标摊大多为光地，展位之间仅用布帷隔开，所以还要预算搭建的费用，一般另加一千至两千美元。欧洲如收两千多欧元，则已包含地毯、板壁、前台、桌椅等基本设施。
2. 机票：如果能提前一个半月预定，费用至少能低三分之一。
3. 酒店费用：在美国，如果选择离展会稍远的二三星酒店，一般可低至四十至七十美元/晚，可通过租车来减少交通麻烦，一般车辆租金在60美元/日。两三个人则能省不少费用。提前在网上预订，则优惠更多。
4. 手机费用：一般半月时间至少预算一千五至两千人民币。最好利用当地投币电话，可省不少费用。
5. 样品运送费：这块没法省。很多展会指定运送商，从中牟利。建议先把样品弄成小包装，用TNT寄往当地朋友处，到时运到展馆门口，然后手提怀抱一一运送进去，可省去两百多美元从门口运到摊位的运送费。
6. 桌椅、地毯、海报、饰品等费用：可以在国内买好折叠轻便式，除去运费后，仍能省去不少费用。
7. 吃的费用：如果自己吃，一般以每人每餐十欧元/七美元计。最好选择自助餐，否则另须付15%至20%的小费。
8. 交通：在德国可利用展商卡免费乘坐各种交通工具，在美国可租车或与当地朋友联络接送问题。在巴黎则可利用四通八达的地铁系统。
对于绝大多数公司的展会策划 来说，参展都是他们销售、宣传以及品牌推广的最佳机会。大多数采购商也把展会作为获得采购信息的最重要来源。而时下最热门的邮件广告等各种广告方式都远远被抛在了后头。然而，如果想要好的参展效果，参展企业也必须遵循一些科学的步骤。这里小编总结了成功参展的七个步骤，或可作为参考。
步骤一、选择合适的展会 随着展览产业在全球的蓬勃发展，现在每年有将近50，000个专业的B2B展览，因此，正确地选择合适的展览显得有尤为重要。每年都有不少企业没有正确选择展览，不得不面对展览与企业产品完全不对口的尴尬。
展会策划选择展览其实有章可循，各企业可以根据自己的实际情况有所取舍：1.关注行业内的国际知名展览，同时，也要考虑该展在该国、区域及全球范围的影响力；2.关注业内的竞争对手参展情况；他们将会出席的展览则应重点考虑；3.分析展览的展后报告，尤其是展会的观众组成。你的客户是否会出现？4.了解展览组织者的声普及影响力；5.注意展会所覆盖的国家和地区是否是你的目标市场；6.考虑展览所在地的可进入性；7.展览举办的时间以及周边的政治环境也是影响展会效果的重要因素。
步骤二、明确参展目标企业展会策划 是否有明确的参展目标，是参展成功与否的另一大重要前提。目标是企业发展的指南针，具有导向性作用。然而，实际上，有71%的参展企业没有明确的目标，同时也没有计划好相应的参展策略。更槽糕的，只有不到一半的企业能够在展会期间严格的执行既定的目标和策略。实际上，恰是那些制定了参展目标，同时严格执行的企业能最终取得成功。
展会策划参展的基本目标：1.获得订单，促进销售2.介绍新产品或服务3.加强与当地客户的沟通，增进双方合作4.进行市场调研5.获取相关采购商的资料6.开拓新市场7.在当地市场及媒体上多露面，提高市场知名度
步骤三、展会期间的宣传 展会期间的宣传是在展会策划取得成功的又一重要步骤。在理论上，这种宣传非常简单，无非是在展览期间向有关的观众派发企业的产品名录，告知自己企业的展位号，邀请对方前去洽商。然而，并非所有商家都对你的产品有兴趣，因此，企业必须对展览期间的邀请效果有理性的预期。有研究表明，只有大约15%的展会观众对企业的产品和服务名录有兴趣。因此，企业在进行买家邀请时，对实际到场的买家数量的预期最好为邀请数量的10%。
展会观众的大致范围：（1）采购商（2）媒体（3）业内专家及相关技术人员（4）VIP或相关决策者（5）在校学生（可能成为未来的重要采购商）（6）其他
步骤四、展前推广和展前宣传 展前推广与宣传有研究表明，大多数成功的参展企业都有一个共同点：展前推广和展前宣传。有些公司错误的认为，只有展会的组织机构应该负责展前宣传与专业买家的邀请。然而，明智的参展商却另有独到的见解，他们特别重视展前的宣传和买家邀请，因为，这将大大提高他们的参展效果。
试想，专业买家（尤其是国际买家）前来参观展会，他们在时间和经济上的投入一点都不少。因此，展商确实应该尽其所能，以保证买家的时间和经济上的投入物有所值。
在一个典型的展览中：40%观众第一次前来观展；50%重要买家或相关工程师在同一年内不会再参加其他同类型的展会88%参会买家是销售人员从未接触过的83%观众通过”展会预览“来帮助他们选择展会60%专业观众已经连续前来观展2年或以上18%的买家来观展是因为收到展览公司的邀请66%的观众希望了解他们的竞争对手在展会中的情况如何来做好展前宣传工作呢？
今日，宣传工具非常丰富而且新的推广方式层出不穷，本文在此列举几种展会策划效果较佳的宣传手段以供读者参考：
在自己公司网站上开辟醒目专栏，以通知的形式告知客户自己企业去哪里参加展览，并对参展情况做一些必要的跟踪报道；对目标客户发送专门的电子邮件是一个不错的选择，一般而言，只要是相关的买家收到邮件后都会希望前来观展；（注：由于中东商人对电子邮件的使用上不如欧美企业普及，传真是一个更为直接并且有效的宣传手段）制作一些实体的宣传品，在展会 开始前有目的的邮寄给专业买家；制作专门的E-Newsletter，把企业的最新动态，新推出的产品以及观展邀请结合在一起；对于资金比较雄厚的企业，可以考虑在当地有影响力的媒体上做广告，或者成为展览的支持方。而展览组织方会为支持企业提供一系列的宣传、推广套餐。
步骤五、明确任务，有效管理 对于任何企业而言，参展都是一项综合工程。因此，展会策划对于每一个细节，每一项工作都要落实到人。管理者更应主动承担起自己的责任，对各项工作进行有效管理，以此保障参展实际效果。
步骤六、参展人员的充分准备 对于那些产品相似，质量不相上下的企业来说，展会策划 里参展人员的表现就是区别于竞争对手的最重要因素。毫无疑问，销售人员就是企业的形象大使，他们的一言一行都有可能为企业带来新的客户，却也可能让你失去重要的客户资源。
请展会策划 人员考虑一下这些问题：如何让你的销售人员做好充分的心理准备？他们怎样向客户介绍你的企业最合适？他们怎样才能最高效地判断潜在客户的价值？怎样才能够为参展的人员（企业员工及临时雇用的人员）提供最有效的培训？怎样才能表现的最专业？如何能避免一些容易引起买家误会的举动？请牢记一些“游戏规则”：确保”一切尽在掌握中”，包括：时间安排，人员配置，相关活动对组委会及其他公司提供的活动，讲座也了然于胸，以便可以有选择的参加对竞争对手的宣传要密切关注，以便及时调整策略永远保持旺盛的精力面带微笑，给每位客商留下好印象”劳逸结合”，合理安排休息时间准时用餐，多喝水
需要节制的一些不良行为：使用手机坐在展位中抽烟在展位吃饭吃香口胶衣着不够专业没有合理照顾好每一位前来的观众举止不文明乱发企业宣传资料（没有与观众取得沟通前）同事之间闲聊与同来参展的商家高谈阔论
七、有吸引力的展位 展会策划精心设计，合理安排的展位最能吸引客户的目光，使企业在众多商家中脱颖而出！展位的设计不在于有多么豪华，多么光彩夺目，而在于有效打动观众。使观众能够产生足够的欲望和冲动，前来了解你的企业和产品，在离开你的展位后，能留下印象一你是与众不同的
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